第一章　总则

第一条　为使我校机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和公文质量，参照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的有关内容，并结合我校实际，特制定本办法。

第二条　我校机关公文，是学校党委和行政实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
　　第三条　公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
    第四条　学校办公室是学校党、政机关公文处理的管理部门，主管并负责协调指导学校党政机关公文处理工作。
    第五条　公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则,做到准确、及时、安全。

第六条　公文处理工作是一项政策性、时间性、准确性及保密性等方面要求很高而又十分具体细致的工作，学校党政机关必须高度重视，指定有较高政治素质和业务水平的秘书人员具体负责公文处理工作，并逐步改善办公条件，推进办公自动化，努力提高工作效率和质量。

第七条　学校党政机关在公文处理工作中，应严格执行国家保密法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。

第二章　公文种类

第八条　我校常用的公文种类有:

（一）决定　用于对重要事项作出决策和安排。

（二）决议　用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。

（三）通知　用于发布学校规章、任免干部和人员、传达上级机关的指示、转发上级机关和无隶属关系机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

（四）通报　用于表扬先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（五）通告　适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（六）请示　用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复　用于答复下级机关的请示。

（八）报告　用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

（九）规定　用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十）意见　用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函　用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要　用于记载、传达会议主要精神和议定事项。

第三章　公文格式

第九条　公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数等部分组成。

（一）秘密公文应当分别标明密级。

（二）紧急文件应当标明“特急”、“急件”。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（四）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，联合发文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    （六）公文标题应当准确、扼要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。决议、决定、条例、规定等文种不标明主送机关，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

（八）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。　　

（九）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。

（十）成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当按《公文主题词表》标注主题词。

第十条　我校公文版头的主要形式及适用范围：

（一）《中共长江大学委员会文件》，适用于学校党委传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。发文字号编为“长大发”，盖党委印章。

（二）《长江大学文件》，适用于校行政职责范围内重大事项的决定和通知，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。发文字号编为“长大校发”，盖学校印章。
　　（三）《长江大学学校办公室文件》，适用于党委和行政授权范围内事项的公文。发文字号编为“长大办发”，盖学校办公室印章。
　　（四）《中共长江大学纪律检查委员会文件》，适用于校纪委职责范围内事项的公文。发文字号编为“长大纪发”，盖学校纪委印章。

（五）《中共长江大学委员会组织部文件》，适用于组织部职责范围内事项的公文。发文字号编为“长大组发”，盖组织部印章。

（六）《长江大学工会委员会文件》，适用于校工会职责范围内事项的公文。发文字号编为“长大工发”，盖工会印章。
　　（七）《共青团长江大学委员会文件》，适用于校团委职责范围内事项的公文。发文字号编为“长大团发”，盖校团委印章。
    （八）《中共长江大学委员会》，用于党委批复下级机关的请示，对不相隶属单位的函，向上级机关报告、请示工作。相应编号为“长大函字”、“长大党字”，盖党委印章。

（九）《长江大学》，用于校行政批复下级机关的请示，对不相隶属单位的函，向上级机关报告、请示工作。相应编号“长大校函”、“长大校字”，盖学校印章。

第十一条  处理发文政策性强，涉及面广，必须根据学校职责划分，严格明确发文职责。

第十二条　公文中各组成部分的标识规则，参照《长江大学机关公文格式要求》（见附件1）执行。

第十三条　公文用纸采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。

第四章　行文规则

第十四条　行文应确有需要，注重实效，坚持少而精。

第十五条　按规定须经党委常委会议、校长办公会议研究决定的事项，应在会议作出决定后方可行文。

第十六条　学校办公室、党委组织部可以向党总支和二级单位行文；纪委可向各二级单位行文；工会、团委可向二级单位相应组织发文。党委和行政其它部门不能向二级单位行文，如确需就其职责范围的事项向二级单位通报情况、安排专项工作等，一律以党委办公室或学校办公室名义行文，必要时以党委或行政名义行文。

直（附）属单位除继续教育学院、附属学校、后勤服务集团可以向下属部门发文外，其它均不能自行发文。版头分别使用《长江大学继续教育学院文件》、《长江大学附属学校文件》、《长江大学后勤服务集团文件》,发文字号分别编为“继教院发”、“附校发”、“后勤发”。

第十七条　不相隶属单位之间一般用函行文。

第十八条　向二级单位的重要行文，必要时应当同时抄送上级主管部门。

第十九条　确因工作需要，党政工团等组织、相关的工作部门，可按照协商一致的原则联合行文。

第二十条　“请示”应当一事一文，言简意赅；一般只写一个主送单位，如需同时报双重领导单位，应当用抄报形式，但不得同时抄送下级单位。除校领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送给领导者个人。
    第二十一条　“报告”中不得夹带请示事项。

第五章　发文办理

    第二十二条　发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

    第二十三条  草拟公文应当做到：

（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级部门的有关规定。

    （二）情况确实，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

    （三）公文的文种应当根据行文的目的、学校或相关职能部门的职权以及与主送机关的行文关系确定。

    （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

    （五）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。若层次较少，可以第一层为“一、”，第二层为“1.”。

（七）应当使用国家法定的计量单位。

（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须用汉字外，其余应使用阿拉伯数字。

    第二十四条　部门拟制公文，对涉及其他职能部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请校领导协调或裁定。

第二十五条　以学校党委或行政名义下发或上报的公文签发程序为：部门起草公文──部门主要负责人审核签字──必要时请有关单位(部门)会签──学校办公室核稿──校领导签发。

以学校党委或行政名义制发的公文，均由学校办公室送相关校领导签发，职能部门不能直接呈送校领导。

第二十六条　公文送校领导签发前，学校办公室负责人应进行审核。审核的重点是：是否确需行文；是否符合国家的方针、政策和有关的法律、法规和规章；提出的措施和办法是否切实可行；是否经有关部门协商、会签；使用文种是否恰当；文字表达是否通顺、练达；公文格式是否符合有关规定等等。

第二十七条　由部门起草的公文如需作较大修改，学校办公室主办人员应提出修改意见，由职能部门修改，并由职能部门负责人再次审核。

第二十八条　党委、行政的重要公文由党委书记、校长签发，一般公文由主持日常工作或分管该项工作的副书记、副校长签发；以学校办公室名义拟定的公文，由学校办公室主任签发，必要时由校领导签发；纪委的公文由纪委书记签发；校工会的公文由工会主席签发；党委和行政其他部门的公文由部门主要负责人签发，必要时由分管校领导签发。已签发的文件，一般不得再作修改。如有实质性修改，修改后应经签发人复审。

    第二十九条　公文正式印制前，学校办公室秘书应当进行复核，重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第三十条　党委和行政机关公文，由主办单位负责校对；业务性较强的公文，主办单位校对后，再由学校办公室负责末稿的校对。机关公文均由学校办公室印制和分发。

第六章  收文办理

    第三十一条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、传阅、承办、催办等程序。

    第三十二条  对收到的公文，学校办公室应当及时提出拟办意见并送校领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

    第三十三条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围内或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办单位并说明理由。

    第三十四条  公文办理中遇到有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以由学校办公室协调，必要时报请校领导协调或裁定。

    第三十五条  审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体工作事项的，圈阅表示已阅知。

    第三十六条  送校领导批示或者交有关部门办理的公文，学校办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章　公文归档

第三十七条　公文办完后,应根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条  上级文件和学校党委、行政文件由学校办公室组织归档。院（系）、部门和处（室）文件由各二级单位归档，联合办理的公文，由主办单位整理（立卷）、归档。本单位负责人兼任其它单位职务，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由兼职单位整理（立卷）、归档。机构撤销或合并，应将公文向学校档案部门或新组成机构移交。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。向学校档案部门归档时，应办理移交手续。

第三十九条  学校召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件或记录，以及录音、录像、照片等材料由组织会议或活动的人员整理（立卷）后交学校档案部门保存。

校领导或其他部门负责人外出参加会议或重要活动带回的文件，交学校办公室归档。

第四十条  在公文办理过程中，应使用符合存档要求的书写、印刷材料。凡需存档的文字材料，不得用铅笔、彩色笔、圆珠笔书写，也不得用色带打印。需要送请领导人阅批的传真件，应复制后办理。

第八章  公文管理

第四十一条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十二条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

    第四十三条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学校办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十四条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章　附  则

第四十五条　各二级教学单位如确需行文，统一使用“长江大学院系文件”版头，并按“附件2”的要求编发文字号。

第四十六条　本办法由学校办公室负责解释。

第四十七条　本办法自公布之日起施行。

附件：长江大学机关公文格式要求

附件 :          

长江大学机关公文格式要求

一、公文用纸幅面及版面尺寸

（一）公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

（二）公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

二、公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

三、排版规格与印制装订要求

（一）排版规格：正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。

（二）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

（三）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处；平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

四、公文中各要素标识规则

（一）眉首

1．发文机关标识：发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm ，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm 。

2．发文字号：发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

3．签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（二）主体

1．公文标题：红色反线下空2行，用2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2．主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3．公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4．附件：在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5．成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

6．公文生效标识

（1）单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

    （2）联合行文印章

    当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm 。

    当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（3）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7．附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号在成文时间下一行。

（三）版记

1．主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2．抄送：公文如有抄送,在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3．印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4．版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

5．版记的位置：版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

五、页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

六、公文中表格

公文如需附表，对横排Ａ4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附Ａ3纸型表格，且当最后一页为Ａ3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将Ａ3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

七、公文的特定格式

（一）信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。

（二）会议纪要格式

    会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。